come scrivere una mail formale in inglese

Ormai la maggior parte delle aziende italiane hanno corrispondenza con clienti o fornitori all’estero e la conoscenza di una seconda lingua è diventata fondamentale. Chi è molto presente in un certo mercato, mettiamo quello tedesco o cinese, avrà sicuramente un dipendente con buona conoscenza di queste lingue. Chi invece è presente su più mercati contemporaneamente dovrà per forza usare una lingua parlata da tutti. La maggior parte del business internazionale è infatti fatto in una ‘lingua franca’, l’inglese. Oggi vedremo come scrivere in modo corretto una mail formale in inglese. 

Se non sei sicuro del tuo vocabolario di inglese formale, testa il tuo livello gratuitamente con il nostro business english test online. Se te la cavi già con l’inglese, dai un’occhiata a questo documento della BBC che spiega alcune differenze tra formal and informal emails.

 

Inizia con un saluto

Inizia sempre la tua email con un saluto, come “Dear Tom“. Se il contesto è formale, usa sempre il cognome (es. “Dear Mrs Smith”). Se il rapporto è più informale, puoi semplicemente dire “Hello Roger“. Se non conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, utilizza “To whom it may concern” o “Dear Sir/Madam“.

 

Ringrazia il destinatario

Se state rispondendo a una richiesta di un cliente, iniziate ringraziandoli per l’email. Se qualcuno ha una domanda riguardo l’azienda o un prodotto, potete dire “Thank you for contacting XYZ Company“. Se qualcuno ha risposto ad una delle tue email, assicurati di dire: “Thank you for your prompt reply” o “Thank you for getting back to me“. Ringraziare il lettore mette lui o lei a proprio agio e ti farà apparire più educato.

 

Pensa a chi sarà il tuo lettore

Si tratta di un collega, un cliente o il vostro capo? Dovete essere formali o informali? La maggior parte delle e-mail aziendali in questi giorni hanno un tono neutro. Facciamo un confronto tra situazione formale o informale:

 

Informale – Thanks for emailing me on 15th February
Formale – Thank you for your email dated 15th February

Informale – Sorry, I can’t make it
Formale – I am afraid I will not be able to attend

Informale – Can you…?
Formale – I was wondering if you could….?

 

Spesso con i tuoi colleghi puoi essere informale se avete un rapporto di lunga durata e vi conoscete bene. Lo stile informale è quello che più si avvicina al parlato, per questo puoi mettere parole di tutti i giorni ed espressioni colloquiali, come ‘Don’t forget‘, ‘Catch you later‘, ‘Cheers‘. In queste occasioni il lettore può chiudere un occhio su piccoli errori grammaticali. Tuttavia, se l’email è per un cliente o un collega anziano, è meglio evitare errori grammaticali e uno stile eccessivamente amichevole.

 

Dichiara il tuo intento

Se inizi la corrispondenza potrebbe essere difficile mettere una linea di ringraziamento. Al suo posto, inizia dichiarando il tuo intento, per esempio “I am writing to enquire about…” o “I am writing in reference to …”. Dichiara quello di cui hai bisogno poco dopo l’inizio dell’email. Ricordati, le persone vogliono leggere le email velocemente quindi scrivi frasi semplici e corte. Stai attento a grammatica, spelling e punteggiatura in modo da presentare te stesso e la tua azienda in modo professionale.

 

Lavora sulla chiusura

saluti formali e firma

Prima di chiudere l’email è buona cosa ringraziare il tuo interlocutore di nuovo e aggiungere qualcosa di cordiale. Potresti dire ““Thank you for your patience and cooperation” o “Thank you for your consideration” e poi continuare con “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” e “I look forward to hearing from you”.

 

Un saluto finale

Il passo finale è il saluto di chiusura insieme a il tuo nome. “Best regards”“Sincerely”, e “Thank you” sono tutti professionali. Evita saluti con “Best wishes” “Cheers” a meno che tu non conosca molto bene chi riceverà l’email. Infine, prima di schiacciare il tasto invia rileggi e controlla l’email per essere sicuro che sia perfetta!

 

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Jonathan

Jonathan è di madre italiana e padre inglese, ha vissuto in diversi periodi della sua vita tra Italia, Inghilterra e Galles. Si è laureato in Giornalismo e Politica alla De Montfort University, Leicester (UK) nel 2014. Conosce a fondo il mondo anglosassone ma ama profondamente l'Italia.

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